Ultimo aggiornamento 2 Febbraio 2019

Dal 1 Gennaio 2019 tutte le fatture dovranno essere emesse e ricevute in formato digitale. Diciamo addio a carta, fogli excel, word. Una fattura che non passa dal sistema di interscambio si considera non emessa.

Il nostro Studio di Commercialisti può fornirti la consulenza necessaria per essere pronto a questo cambio epocale.

Che cos’è la Fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture in formato elettronico in cui le fatture elettroniche devono essere create, trasmesse, archiviate e conservate in formato XML. Non è, dunque, una fattura elettronica quel documento che, seppur creato in formato elettronico attraverso un software, è successivamente inviato e ricevuto in formato cartaceo.

La fattura elettronica deve avere i seguenti requisiti:

• autenticità dell’origine
• integrità del contenuto
• leggibilità nel tempo

Per autenticità dell’origine, si intende che deve essere certa l’identità del cedente dei beni o del prestatore dei servizi. Prima della emanazione della legge di bilancio per il 2018, n.205/2017, l’autenticità dell’origine poteva essere assicurata attraverso la scelta di un qualsiasi tipo di formato, nel senso che il Legislatore non obbligava ad adottare un formato particolare.

Come già accennato, tali requisiti devono essere garantiti dal momento di emissione della fattura stessa, fino al termine del periodo di conservazione.

Dal 1° luglio di quest’anno, per quanto riguarda la cessione di benzina e gasolio, e dal 1°gennaio 2019, per qualsiasi soggetto titolare di partita Iva (sia nei rapporti B2B che nei rapporti B2C), le fatture elettroniche dovranno necessariamente essere predisposte in formato “Xml“.

Attraverso la leggibilità nel tempo, in primo luogo la fattura elettronica deve essere resa leggibile, ed è soddisfatta se:

• il documento e i suoi dati sono resi prontamente disponibili, anche dopo il processo di conversione, in una forma leggibile per l’uomo su schermo o tramite stampa;
• possibile verificare che le informazioni del file elettronico originale non siano state alterate rispetto a quelle del documento leggibile presentato.

Per leggibilità nel tempo, ciò significa che il soggetto passivo deve assicurare la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione, fino al termine del suo periodo di conservazione, assicurando, quindi, la disponibilità, per tutto il periodo di archiviazione, di un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico delle fatture.

Notifiche dell’Sdl

Per legge la trasmissione delle fatture elettroniche deve avvenire attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) che l’Agenzia delle entrate gestisce supportata dalla Sogei (Società Generale d’Informatica). Il Sistema di interscambio riceve le fatture elettroniche, le controlla e procede a trasmetterle all’ufficio a cui è destinata.

Per l’invio e la ricezione della fattura elettronica, il contribuente può scegliere una serie di sistemi alternativi messi a disposizione dall’agenzia delle Entrate, che sono:

• Il sistema di Posta elettronica certificata (pec);
• servizi informatici messi a disposizione dall’agenzia delle Entrate (web e app);
• sistema di cooperazione tramite web service (in questo caso è necessario un accreditamento presso l’agenzia delle Entrate; l’Agenzia rilascia un “codice destinatario”);
• sistema di trasmissione dati tra terminali remoti con protocollo FTP (in questo caso è necessario un accreditamento presso l’agenzia delle Entrate; l’Agenzia rilascia un “codice destinatario”).

Per quanto riguarda la posta certificata, la fattura da trasmettere costituisce l’allegato del messaggio di posta stesso, che non potrà superare la dimensione di 30 megabytes.

Con l’utilizzo della pec viene garantita l’identificazione del soggetto trasmittente, e pertanto tale soggetto non dovrà ricorrere ad alcuna identificazione. Il SdI, pertanto, entrerà in contatto con il soggetto trasmittente in occasione dell’invio del primo messaggio di posta elettronica.

Il mittente riceverà due ricevute dal SdI:

• una di accettazione da parte del proprio gestore di posta.
• una di avvenuta consegna da parte del gestore di posta del destinatario.

Questa ricevuta attesta, sostanzialmente, che il file è stato trasmesso al SdI, ma non anche la correttezza della fattura elettronica. Qualora la fattura sia scartata, il SdI comunica tale risultato sempre attraverso apposita ricevuta.

Il SdI, una volta controllata la fattura, la invia al cessionario o committente con una delle seguenti modalità:

• pec;
• sistema di cooperazione tramite web service;
• sistema di trasmissione dati tra terminali remoti con protocollo FTP.

Per il recapito della fattura al cessionario o committente, l’agenzia delle Entrate rende disponibile, al singolo contribuente, un servizio di registrazione dell’indirizzo telematico e cioè di una pec ovvero di un codice destinatario. Per avere il codice destinatario, composto da 7 cifre, è necessario accreditarsi presso l’agenzia delle Entrate.

L’agenzia delle Entrate mette a disposizione, di cedenti e prestatori nonché di cessionari e committenti, un servizio gratuito per la conservazione delle fatture e delle note di variazione emesse elettronicamente Per usufruire di tale servizio di conservazione, il contribuente deve aderire ad un accordo di servizio, pubblicato nell’area riservata del sito web dell’agenzia delle Entrate.

I servizi che l’Agenzia dell’Entrata mette a disposizione sono:

• un software installabile su PC per la predisposizione della fattura elettronica
• una procedura web e un’app per la predisposizione e trasmissione al SdI della fattura elettronica
• un servizio web di generazione di un codice a barre bidimensionale (QR-Code), utile per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche Iva del cessionario/committente e del relativo “indirizzo telematico”
• un servizio di registrazione mediante il quale il cessionario o committente, o per suo conto un intermediario, può indicare al SdI il canale e “l’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file
• un servizio di ricerca, consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche emesse e ricevute attraverso il SdI  all’interno di un’area riservata del sito dell’agenzia delle Entrate. I file delle fatture elettroniche correttamente trasmesse  al  SdI sono disponibili nella citata area riservata sino al 31 dicembre dell’anno  successivo a quello di ricezione da parte del SdI
• servizi web informativi, di assistenza, di sperimentazione del processo di fatturazione elettronica